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Acepta y ríete de esas  habilidades de las que careces, porque todos carecemos de alguna habilidad,

no todo el mundo sirve para todo, si no seriamos ovejitas en el prado pastando tranquilamente y eso

no es así,  y no intentes disimularlas, porque esas carencias, saber de ellas, y responsabilizarte es lo que

nos hace especialmente humanos.

 

Conocernos, y sobre todo, aceptarnos, nos permite contar con una serie de herramientas que para la vida

profesional son muy útiles, y si son útiles para la vida laboral, imagínate aceptar como somos en la vida en

general, es lo más cerca que podemos estar de la felicidad y de brillar como merecemos. Aceptar.

Acepta.

Si aceptamos, si llegamos a ser capaces de confiar en todo lo que la vida nos pone por delante,

el sentimiento de miedo para hacer determinadas cosas, podrás hacerlas, y si no es así, tener la

certeza de que cuando delegas un trabajo o una parte de él, lo haces con el tremendo consentimiento

que tanto necesitamos, sabiendo de que lo estamos  haciendo, lo estamos haciendo…

porque queremos crecer.

 

Nadie puédenos  ser felices, y menos laboralmente, si no aceptamos nuestros límites y esa ayuda que

necesitamos, porque cuando aceptamos, cuando aceptas como eres, con nuestras virtudes y nuestros

defectos, nuestra imagen cambia considerablemente. Cuando más tranquila y más naturales somos, más

agradable es este a nuestro lado, más fácil, y esto es fundamental cuando trabajamos cara al público.

 

Aceptas,  y esa confianza ayudará a restar energía negativa que nos  impide tantas cosas.

Así que tanto para nuestros  clientes como para nuestros compañeros no huyan de nuestra presencia,

empecemos por hablarnos bien, por querernos y por aceptarnos.

 

Cuando aceptas, cuando aceptamos lo que somos sin querer cambiarlo aunque siempre intentando

superarnos, empezamos nuestra transformación.

 

La relación más importante que jamás tendrás, es la relación contigo mismo.

libera-del-estres-a-tu-negocio

LIBERA DEL ESTRÉS A TU NEGOCIO

 

¿No te gustaría poder dedicarle más tiempo a lo que de verdad importa en tu negocio? ¿Te agobia la cantidad de herramientas necesarias para gestionar las tareas? Pues a continuación te traemos la solución para liberar estrés a tu negocio y ganar tiempo en cada gestión, siguiendo estos sencillos consejos.

 

  • Documenta cada proceso.

Cada vez que empiezas un proceso con un cliente tienes la sensación de que no lo has hecho nunca y esto es por falta de organización. Documenta paso a paso cada proceso para que cada vez que tengas que realizar esta acción ya tengas claras las pautas a realizar, de esta manera todo será más fluido y profesional.

 

  • Organiza tu trabajo con un único gestor.

La cable del éxito es tener todo claro y utilizando un único gestor de proyectos tendrás un solo sitio donde mirar, pudiendo así de un solo vistazo saber lo que está pendiente o resulta más urgente. Si organizas el trabajo vía mail, al final seguro que alguna tarea pasa inadvertida o se pierde.

 

  • Márcate tu tiempo en la agenda.

Esto nos servirá para evitar perder el tiempo entre tareas mal organizadas y te obligarás a emplear tu tiempo de manera más efectiva. Decide cuando ver tu mail, qué tiempo dedicarle a los clientes,… estos tiempos autoimpuestos te ayudarán a terminar a tiempo tus tareas.

 

  • Haz un organigrama de empresa.

Cuando hay varias personas en el equipo es común que todos acaben preguntándote todo a ti, así que creando este organigrama conseguirás que  en lugar de que todos te pregunten a ti, pregunten a la persona indicada. Asegúrate de que tu equipo conoce está organización y que sepan a quíen tienen que preguntar, así conseguirás más tiempo para dedicarte a tus quehaceres.

 

 

Además de todo esto también existe la posibilidad de externalizar algunas tareas como la recepción de llamadas, la comprobación de mails, entre otros servicios que desde Administrativa Virtual estaremos encantadas de ofrecerte.

 

 

aprovecha el tiempo en tus reuniones administrativa virtual

 APROVECHA AL MÁXIMO EL TIEMPO EN TUS REUNIONES  

            Cuantos de nosotros hemos salido de una reunión interminable con la sensación de haber perdido el tiempo porque no ha quedado nada claro, seguro que muchos. Las reuniones pueden ser muy efectivas y rápidas si se tiene claro el objetivo de la reunión. A continuación te daremos unas claves para aprovechar al máximo el tiempo en tus reuniones consiguiendo un resultado óptimo al terminar, sin necesidad de dedicar una gran cantidad de tiempo.

No sólo es tiempo y dinero el que se pierde divagando sobre temas que no están bien definidos e incluso con interrupciones innecesarias, así que continúa leyendo y te daremos unos consejos para sacarle el máximo partido a tus reuniones.

 

  • Establece el tema a tratar en la reunión, deja claro de qué se va a hablar. No abordes más de un tema ya que sino la reunión puede llegar a alargarse demasiado. Si lo haces y hay varios temas a tratar, antes de empezar con algo nuevo dejad zanjado lo anterior, asegurándose de que todos hayan entendido lo expuesto y confirmando que no hay más preguntas al respecto.
  • Define claramente qué esperas conseguir de la reunión, este punto va unido al primero. Objetivos, estrategias…
  • Programa punto por punto los temas a tratar en la reunión y no te desvíes. Es muy fácil, sobretodo en las reuniones internas, desviarse del objetivo de la reunión, así que una de las opciones es tener una persona que se encargue de evitar esto.
  • Busca hechos, no sólo opiniones. Es fácil opinar sobre todos los temas y esto provoca que las reuniones sean largas e improductivas. En este caso es buena opción pedir que se muestre no sólo opiniones sino hechos, así que te aconsejamos que pidas a tu gente que traigan sus notas y datos de lo que se ha hecho y lo que no. Que no te importe ni te sepa mal cortar a quién únicamente opina o se desvía del tema, sin aportar ningún dato significativo.
  • No te vayas por las ramas. No permitas que la gente hable u opine sobre temas que no le afectan a su puesto de trabajo.

 

 

Con estos consejos seguro que aprovechas al máximo el tiempo en tus reuniones evitando así perder un tiempo tan valioso, y si no sabes cómo organizar los puntos de la reunión recuerda que en Administrativa Virtual estamos para guiarte y ayudarte en todo lo que podamos.

liberar estrés a tu negocio Administrativa virtual

La solución para liberar estrés a tu negocio y ganar tiempo.

¿No te gustaría poder dedicarle más tiempo a lo que de verdad importa en tu negocio? ¿Te agobia la cantidad de herramientas necesarias para gestionar las tareas? Pues a continuación te traemos la solución para liberar estrés a tu negocio y ganar tiempo en cada gestión, siguiendo estos sencillos consejos.

 

  • Documenta cada proceso.

Cada vez que empiezas un proceso con un cliente tienes la sensación de que no lo has hecho nunca y esto es por falta de organización. Documenta paso a paso cada proceso para que cada vez que tengas que realizar esta acción ya tengas claras las pautas a realizar, de esta manera todo será más fluido y profesional.

 

  • Organiza tu trabajo con un único gestor.

La cable del éxito es tener todo claro y utilizando un único gestor de proyectos tendrás un solo sitio donde mirar, pudiendo así de un solo vistazo saber lo que está pendiente o resulta más urgente. Si organizas el trabajo vía mail, al final seguro que alguna tarea pasa inadvertida o se pierde.

 

  • Márcate tu tiempo en la agenda.

Esto nos servirá para evitar perder el tiempo entre tareas mal organizadas y te obligarás a emplear tu tiempo de manera más efectiva. Decide cuando ver tu mail, qué tiempo dedicarle a los clientes,… estos tiempos autoimpuestos te ayudarán a terminar a tiempo tus tareas.

 

  • Haz un organigrama de empresa.

Cuando hay varias personas en el equipo es común que todos acaben preguntándote todo a ti, así que creando este organigrama conseguirás que  en lugar de que todos te pregunten a ti, pregunten a la persona indicada. Asegúrate de que tu equipo conoce está organización y que sepan a quíen tienen que preguntar, así conseguirás más tiempo para dedicarte a tus quehaceres.

 

Además de todo esto también existe la posibilidad de externalizar algunas tareas como la recepción de llamadas, la comprobación de mails, entre otros servicios que desde Administrativa Virtual estaremos encantadas de ofrecerte.

ADMINISTRATIVA VIRTUAL

¿Seguro que no necesitas una administrativa?

Son muchos los empresarios o profesionales, que afirman comentar que ellos no necesitan una administrativa, porque ellos mismo realizan todas las tareas.

La misión principal de una administrativa es organizar y ejecutar las tareas, que facilitan la adecuada gestión de una empresa.

Gran parte desconocen las funciones de una administrativa. Por eso hoy voy a describir, algunas de las tareas (hay tantas que llenaría páginas), que realiza una administrativa y que importancia o efecto tiene, el no realizarlas correctamente.

Tareas administrativas

Revisión de correos

Los correos pueden ser de clientes solicitando un presupuesto, información o incidencia. Proveedores, pidiendo documentación, cambios en tarifas, problemas de stock, pedidos o envíos.  Y también de propuestas comerciales o invitaciones.

Tras una lectura, se buscan y se verifica la información, se hace el documento y se envía.El tiempo que se invierte en esta tarea depende mucho del sector, del público y de la organización.

No contestar a uno de los correos a tiempo puede significar perder un cliente, no recibir correctamente un pedido y en definitivamente, hacerte perder dinero.

Llamadas

En el área administrativa también se suele recibir llamadas (clientes, proveedores o llamadas comerciales). Al igual que los correos, pueden ser para solicitarte información, incidencia o llamada comercial.

Se recepciona la llamada, se transfiere, se busca o verifica información, se da o se ofrece posibles soluciones. Se toma notas o avisos.  Y se mantiene informado al interlocutor y destinatario. En mi opinión puede ser muy estresante tener que concentrarte en alguna cuestión, y que no pare de sonar el teléfono. No conozco a nadie, que trabaje en administración y no haya deseado desenchufar el teléfono, alguna vez.  Pero….

No contestar, puede hacerte perder un posible cliente interesando. Enfadar o molestar a un cliente (mala imagen) o malentendidos con tu proveedor. No tomar notas o controlar los avisos, te impide organizarte y como consecuencia ofreces un mal servicio.

Archivo

Archivar pedidos, albaranes (de comprar y de venta) facturas y documentación.

Se organiza los pedidos, se adjunta los albaranes a su correspondiente factura. Debidamente enumerados, y archivados en su correspondiente lugar.

Tener la documentación organizada dentro de una empresa, es muy importante. Para mí es fundamental.

Un papel perdido, puede ser una factura menos para deducirte, el justificante de un pago, las condiciones de un contrato de un cliente insatisfecho o información necesaria e importante para un nuevo pedido.Una mala organización puede hacerte perder mucho tiempo, acumulación de tareas y posibles errores.  Tiempo perdido= Dinero mal invertido.  

Gestión de cobros y pagos

Lo que conocemos como facturación. Realizar pedidos, presupuestos o ofertas, introducir albaranes en el stock, contabilidad, realizar pagos e ingresos. Control de Caja y de banco.

En cuanto se avisa ( ya sea por email, web, teléfono o  en persona), del interés por conocer nuestros servicios/ productos, se realiza los presupuestos . Con la aprobación, se analiza el mejor proveedor y el pedido correspondiente. Se comprueban correctamente los albaranes con la mercancía y se introducen en el programa de gestión. Se realizan las anotaciones, asientos contables y se verifica que los importes coinciden. Se anota vencimiento de cobros y pagos.

No anotar correctamente, una venta/ingreso o compra/gasto, puede ocasionar que, tengamos  (entre otras cosas) que pagar mas impuestos o creer que no podemos satisfacer una venta.

Para resumir: 

  •  Si no envías un presupuesto u oferta, a tiempo, puedes ser descartado y perder a un cliente.
  • Si no sabes lo que tienes, vuelves a comprar con cada pedido y no controlas el gasto.
  • Si no se tiene introducidos correctamente los albaranes es imposible saber que stock tienes, si estas comprando más barato o más caro o si has recibo correctamente la mercancía.
  • Si escoges un proveedor inadecuado, puedes perder una venta.
  • Si no tienes control /organización, es muy difícil tener una previsión real de los ingresos y gastos.
  • Si no llevas una correcta contabilidad (anotación de gastos e ingresos), no puedes obtener información de tus estados financieros (con qué dinero dispones o debes disponer; que gastos tienes o vas a tener; etc.) y por lo tanto desconoces como va tu empresa.

Podríamos seguir con muchas más tareas ; atender a clientes y proveedores por ti; buscar información; Justificarte (siempre le puedes echar la culpa);solucionarte cualquier incidencia; aconsejar; hacer lo que a ti menos te gusta, más te cuesta o no sabes,….

Si has leído parte del artículo te habrás dado cuenta que el tener una administrativa puede ayudarte a no perder dinero.

Si a eso le añades que a través de @Administrativa Virtual, puedes tener una administrativa que realiza las mismas funciones, sin necesidad de pagar seguros sociales, escogiendo la tarifa y las tareas. Durante el tiempo que necesites.

Te vuelvo a preguntar. ¿Seguro que no necesitas una administrativa?

Fdo: Lorena Balboa.

 

bloqueos

Ante un bloqueo mental ¿Qué hago?

Hoy quiero hablaros de los bloqueos mentales.  Como emprendedores, soportamos situaciones de muchísimo estrés, de tensión. Que aumentan considerable, si además nuestro trabajo requiere de creatividad (la gran mayoría), si somos demasiados idealistas o perfeccionistas.

Sufrir un bloqueo mental puede resultar-nos una experiencia muy desagradable

¿Te ha ocurrido alguna vez, al intentar realizar una tarea o acción, que considerabas importante, sentir que siempre surgía, llamémoslo, “un fortuito” imprevisto, que impida que lo hicieras?

En mi caso, estropeé un portátil, un pc y un móvil, en una misma semana, cuando dije de retomar Administrativa Virtual.

Y al comenzar otro proyecto, un portátil nuevo, bloquee el acceso a mi servidor e inhabilite el nuevo dominio. También en una misma semana.

Todo esto yo sólita. Imagineros que semana¡¡

Puede sonar a maldición, maldeojo o cualquier cosa dañina externa, pero se trata de un bloqueo mental.  

¿Que es un bloqueo mental?

Un bloqueo mental es una limitación. Que nos impide actuar y pensar con claridad.

Algunos Síntomas

Si sientes que por mucho que trabajas, no consigues alcanzar tus propósitos. Si te sientes más agotado de lo normal. Si tu carácter ha cambiado (a malhumorados) y te cuesta mantener una actitud positiva, es posible que esté sufriendo un bloqueo mental.

Son varias las razones por las que podemos sufrir un bloqueo.

  • Un bloqueo puede ser originado por un miedo. En el caso de los emprendedores, miedo a equivocarnos, a fallar, a no encontrar clientes, a no merecer éxito, a tomar decisiones equivocadas, a triunfar….
  • Un bloqueo también puede venir por reprimir sentimientos.  No poder decir algo o no expresarnos como nos gustaría. Sentir que no somos merecedores o comprendidos.
  • Del mismo modo, un bloqueo puede ser también un aviso. Los que nos embarcamos en emprender, nos encabezonamos en hacer todo para ya, nos hacemos esclavos de nuestro trabajo y pocas veces  solicitamos ayuda.   El bloqueo puede ser un aviso para que empieces a Darte tiempo a ti.

Qué hacer si estoy bloqueado.

Estar mirando el ordenador, o los papeles para ver si llega la inspiración, puede incluso hacer que nos bloqueos más. Por eso, cuando sientas que estas bloqueado, puedes:

  • Buscar actividades o tareas, que te relajen o simplemente te ayuden a desconectar. Como Bailar, gritar, cantar, tomar el aire, ducharte, pasear, limpiar u ordenar.
  • Buscar a un profesional, o una charla con una persona de confianza, que sepa escuchar, te ayudará a desahogarte.
  • Meditación. Si no sabes lo que es, no te preocupes. Existen muchísimos videos en internet de meditación guiada. Siéntate cómodamente, y sigue las indicaciones. Van genial.
  • Y escuchar música tranquila.

A cada uno le sienta bien una. Con el tiempo, tu tendrás tus propias técnicas.

Es difícil eliminar un bloqueo mental de la noche a la mañana, pero con paciencia, realizando las tareas, analizando los miedos y prestando atención a los avisos, puedes aliviar sus efectos.Esta web tiene un articulo muy bueno, si quieres más información.

Y ahora os comparto esta música.

Fdo Lorena Balboa.

La pregunta ¿y si fracaso?, suele ser la más formulada y que más miedo da, a la hora de emprender.

Si es tu caso, que sepas, que la gran mayoría antes de empezar suele plantearse esta pregunta. Y si no el, ya se encarga su entorno de realizarla, en forma de precaución, por supuesto.

Aunque las herramientas y estudios ayudan en gran parte, nunca podemos prever a ciencia cierta que va ocurrir, porque vivimos en un mundo impredecible y cambiante.

Un fracaso, solo significa, obtener un resultado adverso o inesperado a lo que se esperaba.

Yo al contrario de la gran mayoría, pienso que contra más fracaso consigas mejor. Puede que te haya sorprendido con esta afirmación, pero es que para mi fracasar es aprender una forma diferente de hacer las cosas. De los fracasos, se aprende, ayudan a mejorar y sirven para estar más cerca del éxito.

Es inevitable cometer errores. Lo importante no es no fracasar sino que hacemos cuando fracasamos.

No tengas miedo de hacer las cosas por miedo a equivocarte. Hazlas y si ves que no te dan el resultado esperado, solo tienes que buscar y observar donde está el error. Luego estudia y cambia la forma de hacerlas cosas probando algo distinto y así hasta conseguir lo que buscas.

En “tu administrativa virtual”sabemos que a veces no es fácil ver una solución , por eso a través de nuestra asesoría, estamos desarrollando herramientas para conseguir matizar los problemas internos y externos que nuestros clientes sufren en su empresa y de esta forma, obtener soluciones óptimas.

Si es tu caso, solicítanos información y te explicaremos en consiste.


Fdo
: Lorena Balboa

QUE IMPLICA EMPRENDER..

En la actualidad, somos muchos los que nos hemos decidido escribir para animar a emprender.

Algunos de los lectores estarán diciendo frases como:

“Si fuera tan fácil, todo el mundo lo haría o ninguna empresa cerraría”.

Y tienen razón.

El emprender en un negocio, no están fácil, pero tampoco tan difícil como nos hacen pensar. Requiere de un gran esfuerzoconstancia, trabajo, dedicación, ganas, motivación (en la gran mayoría de veces solo). A aprender a ser más flexible, a reconocer errores, implica a formarse continuamente, someterse a cambios, aceptar críticas y sobre todo conlleva a la incertidumbre.

Y claro, no todo el mundo quiere pasar por ahí, porque no se ve capaz , no se siente preparado o tiene miedo.

SI DECIDES EMPRENDER A CAMBIO TIENES….

  • La posibilidad de obtener mayores ingresos que trabajando para los demás. Actualmente, debido a las condiciones laborales y las ofertas de empleo la posibilidad esta casi asegurada.
  • Independencia. Tu decides que hacer y como hacerlo. Sin que te digan hasta donde puedes llegar, porque eso solo dependerá de ti. De tu esfuerzo y dedicación.
  • No tener que aguantar o depender del estado de animo de nadie ( a no ser que sea gran cliente, si así, le podemos perdonar algún que otro día malo).
  • No volver a incomodarse ni preocuparse por tener que pedir un día, vacaciones o llegar tarde. Ni pasarse horas sin hacer nada cumpliendo una jornada, porque tu seras quien decida tu horario y las horas que quieres dedicarle. Como si un día no te apetece ir a trabajar.
  • Podrá conocer y relacionarte con gente, que te acompañe, ayude, motive o te enseñe.
  • Obtener una gran experiencia, difícil de adquirir en un trabajo por cuenta ajena.
  • Dar emoción a tu vida.
  • Satisfacción personal por conseguir metas.
  • Y a su vez, todo esto te aportara mayor felicidad.

Y si llegado el momento, te saturas de trabajo, por limitación de tiempo. No sabes o no te gusta realizar determinadas tareas y empiezas a necesitar a alguien que te ayude, siempre puedes subcontratar a personal, buscar un socio, colaborar con alguien / empresa o externalizar el servicio.

A través de “tu administrativa virtual” podemos ayudarte. Pregúntanos.

Fdo: Lorena Balboa.

COMO SABER SI MI IDEA ES BUENA.

Puede ser que estés estudiando la posibilidad de emprender, o incluso que ya lo haya decidido,pero aun no esta muy seguro que negocio vas a montar porque no tienes una idea definida, o simplemente porque no se te ocurre nada que te convenza. En ese caso, te adjunto un listado con ideas de negocio que por el momento pueden inspirarte.PINCHA AQUI

 

Mas adelante, nuestra intención es crear una herramienta (Generador de ideas) que en función de tus conocimientos, aptitudes y actitudes te ayude a escoger una idea de negocio adaptada. Os informaremos en cuanto este disponible.

 

Si por el contrario ya sabe que es lo que quieres hacer, pero tiene dudas de si es una buena idea. No Te preocupes. Antes de montar cualquier empresa, es importante realizar un proyecto para plasmar sus ideas principales, y además existe varias herramientas que sirven para evaluar su idea antes de iniciar la actividad y sin invertir. Entre los más conocidos (que en otras entradas explicare) está el modelo de Canvas.

No hace falta que sea único o innovador. Basta con hacerlo de forma diferente. Las ideas más simples suelen ser las más exitosas.

Todos tenemos alguna habilidad o sabemos mucho sobre algún tema. Solo hay que pensar en que.

No te pongas trabas a lo hora de pensar en tu negocio, porque tengas desconocimientos sobre algo porque todo se puede aprender o contratar.

 

 

Por supuesto, a través de”tu administrativa virtual” puedes solicitar cualquier tipo de información o consejos personalizado.

Estaremos encantados de ayudarte.

Fdo: Lorena Balboa.